Strategische Planungsinstrumente sorgen für Kontinuität der Versorgung
Krisen wie Pandemien, Hitzewellen und Cyberangriffe setzen die Anbieter von Gesundheits- und Versorgungs-/Pflegedienstleistungen immer stärker unter Druck, da sie nur über begrenzte digitale Hilfsmittel verfügen, die eine rasche und intelligente Anpassung der Dienstleistungen ermöglichen. Das Team des Projekts DYNAMO(öffnet in neuem Fenster) zielte darauf ab, diesem Problem mit der Entwicklung von Instrumenten zu begegnen, mit denen Engpässe besser vorhergesehen und Ressourcen schneller mobilisiert werden können, wenn die Gesundheitsdienste unter Druck geraten. Zu diesem Zweck konzentrierte sich die Arbeit von DYNAMO auf die Art und Weise, wie Gesundheitsdienste auf der strategischen Planungsebene erbracht und organisiert werden. „Dabei ging es um die Frage, wie Dienstleistungen, Personal, Kapazitäten und Ressourcen bereichs-, organisations- und sektorübergreifend reorganisiert werden können, um unter Krisenbedingungen Kontinuität aufrechtzuerhalten“, erklärt Projektkoordinator Lutz Kubitschke von empirica(öffnet in neuem Fenster), einem privaten Forschungs- und Beratungsinstitut in Deutschland. „Es geht nunmehr nicht einfach um ‚mehr Technologie‘, sondern um ein strategisches Planungsinstrument, das den Einrichtungen und Organisationen dabei hilft, alternative Wege der Dienstleistungserbringung zu modellieren, die wahrscheinlichen Auswirkungen im Voraus abzuschätzen und die Ressourcen effektiver zu koordinieren.“
Strukturierte Krisensimulationsübungen
Im Zuge von DYNAMO wurde die vorkommerzielle Auftragsvergabe genutzt, um diese Zielvorgaben zu erreichen. Anstatt ein Standardprodukt zu kaufen, erschuf das Konsortium einen wettbewerbsorientierten Entwicklungsprozess, um dort, wo es noch keine fertige Lösung gab, zu Neuerungen anzuregen. Zu diesem Zweck vereinte das Projektteam eine multinationale Käufergruppe, die sich aus Partnerorganisationen aus dem europäischen Gesundheits- und Versorgungs-/Pflegebereich in Italien, Polen, Portugal und Spanien zusammensetzte. Dazu zählten Krankenhäuser, regionale Gesundheitsbehörden und auf langfristige Versorgung ausgerichtete Erbringer von Gesundheitsleistungen, die von Forschungseinrichtungen unterstützt werden. „Diese Mischung war wichtig, denn bei der Krisenreaktionsplanung müssen technische, organisatorische und versorgungsbezogene Perspektiven zusammenkommen“, bekräftigt Kubitschke. Ziel des Projekts war es, eine Lösung bereitzustellen, die in unterschiedlichen nationalen und organisatorischen Kontexten anwendbar ist. Die Arbeit selbst war sowohl von intensiver Zusammenarbeit geprägt als auch sehr wettbewerbsorientiert. Im Anschluss an die Ausschreibung wurden sieben konkurrierende Anbieter ausgewählt, um strategische Planungsinstrumente zu entwickeln. Schließlich wurden zwei Anbieter für die Entwicklung und Erprobung von Pilotsystemen ausgewählt. „Die für die Auftragsvergabe Verantwortlichen definierten reale Stressszenarien von Hitzewellen bis hin zu Personalengpässen“, erläutert Kubitschke. „Diese wurden genutzt, um die Anforderungen zu formulieren und die Anbieter zu leiten. Pilotversionen wurden in Form strukturierten Krisensimulationsübungen und nicht anhand echter Notfälle getestet, was sowohl praktische Gründe hatte als auch ethisch angemessen war.“
Durchdachte und belastbare Dienstplanung
Anhand dieser realistischen Simulationen demonstrierte das Team von DYNAMO die Vorteile einer datengestützten strategischen Krisenplanung. Die verfügbaren Daten dienten der Prüfung der wahrscheinlichen Durchführbarkeit und der Folgen alternativer Optionen vor der Umsetzung sowie der anschließenden Ressourcenplanung, zum Beispiel des Personalbedarfs. Der Gedanke dahinter besteht darin, dass Gesundheitseinrichtungen und Erbringer von Gesundheitsleistungen gestärkt werden und letztlich eine bessere Versorgung gewährleistet werden kann, wenn bei der Planung und Entscheidungsfindung die notwendigen Instrumente zur Verfügung stehen, um in Krisensituationen kohärenter reagieren zu können. „Die Arbeit von DYNAMO hat gezeigt, dass die vorkommerzielle Auftragsvergabe auf eine strukturierte und produktive Weise genutzt werden kann, um gemeinsame Herausforderungen im europäischen Gesundheitssystem anzugehen“, zeigt sich Kubitschke überzeugt. „Im Zuge des Projekts wurde außerdem dazu beigetragen, dass die für die Auftragsvergabe Verantwortlichen mehr darüber nachdenken, was eine belastbare Dienstplanung tatsächlich erfordert: nicht nur Software, sondern auch eine bessere sektorübergreifende Koordinierung, Rollenklarheit und Weiterbildung.“ Zu den wichtigsten Erkenntnissen aus dieser Erfahrung zählen die Bedeutung intuitiver Benutzungsoberflächen und einer klaren Führung bei der Nutzung, die Notwendigkeit einer angemessenen menschlichen Aufsicht sowie die Bedeutung von Feedbackschleifen, damit geplante Maßnahmen nachverfolgt und überprüft werden können.
Besser organisierte Reaktionen, wenn Krisen eskalieren
Die nächsten Schritte beinhalten die weitere Verfeinerung der strategischen Planung von Krisenpfaden im Hinblick auf eine mögliche Übernahme. „Wir müssen den Gesundheitseinrichtungen und Erbringern von Gesundheitsleistungen, den Behörden und den Beschaffungsstellen zeigen, dass diese Art von Instrumenten auch eine umfassendere Geschäftsfortführungsplanung und möglicherweise Aspekte der routinemäßigen Dienstplanung unterstützen kann“, merkt Kubitschke an. DYNAMO stellt zwar kein klinisches Entscheidungsinstrument dar, hat aber den Patientinnen und Patienten viel zu bieten. „DYNAMO hilft den Einrichtungen, die Kontinuität der Versorgung aufrechtzuerhalten, vermeidbare Unterbrechungen zu reduzieren und den Zugang, die Sicherheit und die Qualität zu schützen, wenn Systeme unter Stress geraten“, fügt Kubitschke hinzu. „Der wirkliche Wert einer solchen Lösung besteht darin, dass die Dienstleistungskontinuität weniger unterbrochen wird, dass die Dienstpfade für gefährdete Gruppen stabiler und die Reaktionen auf eskalierende Krisen besser organisiert sind.“
