Gli strumenti di pianificazione strategica garantiscono la continuità delle cure
Le crisi, come le pandemie, le ondate di calore e gli attacchi informatici, generano una pressione sempre maggiore per i fornitori di servizi sanitari e di assistenza; infatti, gli strumenti digitali hanno una capacità limitata di adattarsi rapidamente e in modo intelligente all’erogazione dei servizi. Il progetto DYNAMO(si apre in una nuova finestra) ha cercato di risolvere questo problema sviluppando strumenti per anticipare meglio i punti di pressione e mobilitare più rapidamente i servizi quando la sanità è oberata. Per farlo, si è concentrato sulle modalità di erogazione e organizzazione dei servizi sanitari a livello di pianificazione strategica. «Volevamo capire come i servizi, il personale, le capacità e le risorse possono essere riorganizzati tra varie unità e organizzazioni e tra vari settori, per mantenere la continuità in condizioni di crisi», spiega il coordinatore del progetto Lutz Kubitschke, di empirica(si apre in una nuova finestra), una società privata di ricerca e consulenza con sede in Germania. «Quindi non parliamo semplicemente di “più tecnologia”, ma piuttosto di uno strumento di pianificazione strategica per aiutare le organizzazioni a modellare percorsi alternativi di erogazione dei servizi, valutare in anticipo i probabili impatti e coordinare le risorse in modo più efficace.»
Esercizi strutturati di simulazione di crisi
DYNAMO ha usato gli appalti pre-commerciali per raggiungere i suoi obiettivi. Invece di acquistare un prodotto pronto per l’uso, il consorzio ha creato un processo di sviluppo competitivo per stimolare l’innovazione laddove non esisteva ancora una soluzione pronta. A tal fine, il progetto ha riunito un gruppo di acquirenti multinazionale, comprendente organizzazioni partner provenienti da contesti sanitari e assistenziali europei in Italia, Polonia, Portogallo e Spagna. Tra queste: ospedali, autorità sanitarie regionali e fornitori di assistenza a lungo termine, supportati da organizzazioni di ricerca. «Questo insieme variegato era importante perché la pianificazione della risposta alle crisi richiede l’incontro di prospettive tecniche, organizzative e assistenziali», afferma Kubitschke. Il progetto mirava a fornire una soluzione applicabile in diversi contesti nazionali e organizzativi. Il lavoro stesso è stato altamente collaborativo e competitivo. A seguito del bando di gara, sono stati selezionati sette fornitori concorrenti per sviluppare strumenti di pianificazione strategica. Al termine, due sono stati selezionati per sviluppare e collaudare i sistemi pilota. «I committenti hanno definito scenari reali ad alta pressione, che vanno dalle ondate di calore alla carenza di personale», osserva Kubitschke. «Questi sono stati usati per definire i requisiti e guidare i fornitori. Le versioni pilota sono state messe alla prova attraverso esercizi strutturati di simulazione di crisi piuttosto che con emergenze reali: un approccio sia pratico che eticamente adeguato.»
Una pianificazione sofisticata dei servizi resilienti
Attraverso queste simulazioni realistiche, DYNAMO ha dimostrato i vantaggi della pianificazione strategica delle crisi supportata dai dati. I dati disponibili sono stati usati per verificare la fattibilità probabile e le conseguenze delle opzioni alternative prima dell’attuazione e per pianificare le risorse, ad esempio il personale. L’idea è che fornire ai pianificatori e ai responsabili delle decisioni gli strumenti necessari per rispondere in modo più coerente alle situazioni di crisi possa responsabilizzare i fornitori di servizi sanitari e di assistenza e, in ultima analisi, portare a una migliore assistenza sanitaria. «DYNAMO ha dimostrato che gli appalti pre-commerciali possono essere usati in modo strutturato e produttivo per affrontare una sfida condivisa dal sistema sanitario europeo», afferma Kubitschke. «Il progetto ha anche aiutato i committenti a ragionare in modo più sofisticato su ciò che la pianificazione dei servizi resilienti effettivamente richiede: non solo software, ma anche un coordinamento intersettoriale migliore, chiarezza dei ruoli e formazione.» Tra gli insegnamenti principali tratti da questa esperienza vi sono l’importanza di interfacce intuitive e di una guida chiara per l’utente, la necessità di mantenere un’adeguata supervisione da parte dell’essere umano e l’importanza dei cicli di feedback, in modo che le azioni pianificate possano essere monitorate e riviste.
Risposte meglio organizzate quando le crisi si aggravano
Le fasi future comprenderanno un perfezionamento ulteriore della pianificazione strategica del percorso di crisi, in vista di una potenziale diffusione. «Dobbiamo dimostrare ai fornitori di servizi sanitari e assistenziali, alle autorità pubbliche e agli enti appaltatori che questo tipo di strumenti può anche contribuire a una pianificazione più ampia della continuità operativa e, potenzialmente, ad alcuni aspetti della pianificazione dei servizi di routine», osserva Kubitschke. Pur non essendo uno strumento di decisione clinica, DYNAMO ha molto da offrire ai pazienti. «DYNAMO aiuta le organizzazioni a mantenere la continuità delle cure, a ridurre le interruzioni evitabili e a proteggere l’accesso, la sicurezza e la qualità quando i sistemi sono sotto stress», aggiunge Kubitschke. «Il valore reale di una soluzione come questa è la riduzione delle interruzioni della continuità del servizio, la maggiore resilienza dei percorsi di servizio per i gruppi vulnerabili e un’organizzazione migliore delle risposte quando le crisi si aggravano.»
